Så undviker du en växande backlogg med tydliga specifikation
Känner du att din backlogg blir större och större och försvårar projektets framsteg? Är det svårt att förstå vad som är prioriterat eller vad saker ens betyder. Antagligen lider din backlogg av dålig specifikation.
Den artikel vänder sig till alla er som är mitt uppe i ett projekt eller något annat större pågående arbete som aldrig verkar ta slut. Förutom att det är 2 steg fram och 1 steg bakåt, flyttas dessutom målet hela tiden. Avståndet till färdigställande bara växer medan farten och motivationen minskar.
De flesta av oss känner antagligen igen oss i detta, så vad kan vi göra för att:
- Inte hamna här?
- Ta oss ur detta om vi olyckligt nog redan sitter här?
Oavsett om du redan sitter fast eller är påväg att fastna finns flera generella saker du kan göra. Viktigast av allt är dock antagligen tydlighet. Tydlighet skapas genom att bättre beskriva vad det är som ska göras och vilka förväntningar vi har på resultatet.
Har ditt projekt inte redan fastnat?
Är du precis i början av ett projekt som ännu inte kört i diket och vill stanna på vägen? Tänk då att du måste avsätta tid bör att beskriva vad som ska göras framåt. Så fort du börjar ge otydliga instruktioner skapar detta förvirring och ineffektivitet hos de som ska utföra arbetet. Risken finns att missförstånd leder till dubbelarbete som inte planerats för. Detta kan leda till en negativ spiral där tydligheten förtsätter minska i takt med att missförstånden ökar pga att tiden att förklara konkurrerar med tiden det tar att rätta till.
Var därför ödmjuk inför att tydlighet tar tid. Ta inte för givet att kollegor och projektmedlemmar förstår vad du menar utan ge utrymme i projektet för att verifiera att budskapet gått fram.
Sitter projektet i diket?
Projekt kan givetvis gå i stå av flera olika anledningar. Även ett projekt med tydliga specifikationer kan hamna här.
När vi sitter fast är det dock viktigt att förstå att vi har tiden emot oss.
- Projekt kostar sannolikt pengar även när inget händer vilket minskar det ekonomiska utrymmet för färdigställande
- Motivationen avtar bland projektmedlemmar
- Saker faller i glömska. Även när vi har dokumenterat duktigt är minnet en viktig faktor för effektivitet.
- Målen med projektet förändras eftersom omvärlden inte pausats
I ett sånt här läge är det viktigt att göra tydliga prioriteringar.
- Vad kan skäras bort för att minska det ekonomiska avståndet till färdigställande?
- Vilka snabba vinster kan göras för att öka motivationen hos teamet?
- Vilken specifikationen måste frächas upp, kan vi göra oss av med resten?
- Kan vi prioritera ett mål som ligger närmare?
Vill du läsa mer hur om ämnet, här är i så fall en artikel om tydlig backlogg
